της Τζοάννας Ψωμοπούλου, Business Development Manager | Workathlon
Σε κάθε οργανισμό γενικά, ανεξαρτήτως τομέα, η καλή ηγεσία ενθαρρύνει την ανάπτυξη και την επιτυχία, προωθεί τη συνεργασία και βοηθά την ομάδα να προχωρήσει μπροστά. Η αποτελεσματική ηγεσία κάνει τη διαδικασία ευκολότερη και παράγει αποτελέσματα. Για το λόγο αυτό, οι θέσεις του Γενικού Διευθυντή, του Operations Manager και του Hotel Manager θεωρούνται θέσεις - κλειδιά για την απόδοση του ξενοδοχείου.
Ποια είναι όμως η φύση της δουλειάς αυτών των 3 θέσεων που τους καθιστά τόσο απαραίτητους για την επιχείρηση;
Πριν αρχίσουμε να εξηγούμε ξεχωριστά κάθε θέση, ας διευκρινίσουμε ότι είναι σπάνιο, ή καλύτερα αδύνατο, να συνυπάρχουν και οι τρεις αυτές θέσεις σε ένα ξενοδοχείο, καθώς οι εργασίες τους επικαλύπτονται. Ανάλογα με το μέγεθος του ξενοδοχείου, την ιδιοκτησία και τον τύπο διαχείρισης, μια εταιρεία έχει είτε Hotel Manager είτε Operations Manager. Στην περίπτωση ενός μεγάλου ξενοδοχείου, συνήθως υπάρχει συνδυασμός Γενικού Διευθυντή με έναν Operations ή έναν Hotel Manager.
Ας ξεκινήσουμε λοιπόν με τον General Manager, ή αλλιώς Γενικό Διευθυντή!
Τι κάνει ένας Γενικός Διευθυντής?
Οι Γενικοί Διευθυντές είναι υπεύθυνοι για τις οικονομικές ανάγκες και την εξεύρεση τρόπων βελτίωσης των επιδόσεων ενός οργανισμού. Ορισμένα από τα κύρια καθήκοντά τους είναι η παρακολούθηση των οικονομικών στοιχείων, των πωλήσεων καθώς και άλλων δεικτών απόδοσης, ώστε να μετρήσουν την παραγωγικότητα και την επίτευξη των στόχων, να κατευθύνουν και να συντονίσουν τις δραστηριότητες προϋπολογισμού της επιχείρησης, και να διασφαλίσουν τη μεγιστοποίηση των επενδύσεων και την αύξηση της αποτελεσματικότητας. Καθήκον τους είναι ακόμη ο εντοπισμός των τομέων της επιχείρησης που χρειάζονται βελτίωση.
Επιπρόσθετα, επιτηρούν όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης. Οι διοικητικές υπηρεσίες, οι ανθρώπινοι πόροι, οι λειτουργίες, οι πωλήσεις και το marketing, τα λογιστικά, οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι μόνο μερικοί τομείς που οι Γενικοί Διευθυντές εποτεύουν. Αποστολή τους είναι να καθιερώσουν και να εφαρμόσουν τις πολιτικές, τους στόχους, και τις διαδικασίες των τμημάτων, σε συνεννόηση με τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, τα στελέχη της εταιρίας και τα μέλη του προσωπικού, ανάλογα με τις ανάγκες. Πρέπει να έχουν εξαιρετικές επικοινωνιακές και ηγετικές ικανότητες ώστε να παρακινούν τους εργαζομένους και να δημιουργούν μια επιτυχημένη επιχείρηση.
Τα καθήκοντα του Γενικού Διευθυντή περιλαμβάνουν:
Πρόσληψη Διευθυντών
Επιχειρηματικό σχεδιασμό
Δραστηριότητες προϋπολογισμού
Διεύθυνση τμημάτων
Εποπτεία δραστηριοτήτων πωλήσεων & marketing
Εφαρμογή εταιρικών διαδικασιών & πολιτικών
Οι Γενικοί Διευθυντές είναι, τέλος, το σημείο επαφής με τους ιδιοκτήτες, καθώς η ανάγκη για Γενικό Διευθυντή προκύπτει όταν η ιδιοκτησία του ξενοδοχείου δεν συμμετέχει ενεργά στη διαχείριση και το ξενοδοχείο είναι αρκετά μεγάλο.
Τι κάνει ένας Operations Manager?
Οι Operations Managers είναι υπεύθυνοι για τα διευθυντικά στελέχη, με στόχο την εξασφάλιση της αποτελεσματικής καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης. Βοηθούν στην ανάπτυξη στρατηγικών προκειμένου το ξενοδοχείο να αυξάνει τις επιδόσεις του, ενώ παράλληλα επιβλέπουν τους διευθυντές των επιμέρους τμημάτων. Εξασφαλίζουν ότι τηρούνται όλες οι προθεσμίες - γι 'αυτό πρέπει να διαθέτουν καλή διαχείριση χρόνου.
Με τη βοήθεια του ανθρώπινου δυναμικού, ο Operations Manager έχει την ευθύνη της πρόσληψης, εκπαίδευσης και επιλογής υποψηφίων. Όταν το τμήμα ανθρωπίνων πόρων είναι υπεύθυνο για τις προσλήψεις, ο Operations Manager διασφαλίζει ότι η ποιότητα της οργανωτικής κατάρτισης είναι σε ένα υψηλό επίπεδο. Ο συγκεκριμένος επαγγελματίας μπορεί επίσης να συμμετέχει στην αξιολόγηση της απόδοσης των υπαλλήλων και στην ανασκόπηση των σχολίων τους.
Ένας άλλος σημαντικός ρόλος αυτής της θέσης είναι αυτός του δεσμού επικοινωνίας μεταξύ του Γενικού Διευθυντή και του προσωπικού. Η ανασκόπηση και η παρακολούθηση της απόδοσης του προσωπικού, με γνώμονα πάντα τους εταιρικούς στόχους, είναι ουσιαστικά η αποστολή ενός Operations Manager. Ως αποτέλεσμα, χρειάζεται δεξιότητες λήψης αποφάσεων στις διαδικασίες διαχείρισης.
Τα καθήκοντα του Operations Manager περιλαμβάνουν:
Επιτήρηση των καθημερινών εργασιών στα τμήματα που του έχουν ανατεθεί
Διαχείριση προσωπικού, προετοιμασία χρονοδιαγράμματος εργασιών & ανάθεση συγκεκριμένων καθηκόντων
Διασφάλιση ότι το προσωπικό ακολουθεί τις πολιτικές της εταιρίας
Εξασφάλιση τήρησης προθεσμιών
Εξυπηρέτηση πελατών
Δημιουργία ασφαλούς εργασιακού περιβάλλοντος
Ο Operations Manager εποπτεύεται συνήθως είτε από τον Γενικό Διευθυντή είτε από τον Ιδιοκτήτη του ξενοδοχείου. Ένας Operations Manager δεν ασχολείται με τα οικονομικά του ξενοδοχείου. Ο Γενικός Διευθυντής ή η ιδιοκτησία γνωστοποιεί σε αυτόν τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Έπειτα, ο Operations Manager είναι υπεύθυνος για να διευθύνει και να εποπτεύει τους διευθυντές στις καθημερινές λειτουργίες, προκειμένου να αυξήσει την αποδοτικότητα της επιχείρησης και να φέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Ο Operations Manager είναι επίσης υπεύθυνος για το ξενοδοχείο όταν ο Γενικός Διευθυντής απουσιάζει.
Τι κάνει ένας Hotel Manager?
Οι ευθύνες ενός Hotel Manager είναι παρόμοιες με αυτές του Γενικού Διευθυντή με πολλούς τρόπους, αλλά υπάρχει μια σημαντική διαφορά: η θέση του Hotel Manager συνοδεύεται πάντοτε από ένα μέλος ή ένα συμβούλιο επιτροπών που συμμετέχει ενεργά στη διοίκηση του ξενοδοχείου, δημιουργώντας σχέδια προϋπολογισμού και κατευθύνοντας τον διευθυντή. Αυτό δεν συμβαίνει στην περίπτωση του Γενικού Διευθυντή.
Ταυτόχρονα, ενώ οι ρόλοι του Hotel Manager και του Operations Manager είναι παρεμφερείς, οι ευθύνες τους εν μέρει διαφέρουν. Ο Hotel Manager είναι υπεύθυνος για όλες τις πτυχές της εταιρείας, ενώ ο Operations είναι υπεύθυνος για τις λειτουργίες του ξενοδοχείου. Κύριος στόχος του Hotel Manager είναι να εφαρμόσουν αποτελεσματικές στρατηγικές για το κέρδος και την οικονομική ανάπτυξη της εταιρείας. Οι Hotel Managers δεν επιβλέπουν μόνο τις καθημερινές λειτουργίες, αλλά παρακολουθούν και αναθεωρούν τις οικονομικές καταστάσεις, τις πωλήσεις και τις εκθέσεις δραστηριότητας για να εξασφαλίσουν ότι παρέχουν αποτελεσματικά τις απαραίτητες υπηρεσίες, ενώ παραμένουν εντός προϋπολογισμού.
Ο Hotel Manager συνεργάζεται στενά όχι μόνο με το Operations τμήμα, αλλά και με εκείνα των οικονομικών, του ανθρώπινου δυναμικού, των πωλήσεων και του marketing. Επιπλέον, οι Hotel Managers, όπως και οι Operations, διατηρούν πειθαρχία μεταξύ των εργαζομένων και τους ενθαρρύνουν να βελτιώνονται, ενώ ασχολούνται με τα αιτήματα και τα παράπονα των επισκεπτών που σχετίζονται με τις παρεχόμενες υπηρεσίες.
Τα καθήκοντα του Hotel Manager περιλαμβάνουν:
Ανασκόπηση οικονομικών καταστάσεων, εκθέσεων πωλήσεων & γενικά δεδομένων απόδοσης
Επιτήρηση των καθημερινών εργασιών στα τμήματα που του έχουν ανατεθεί
Διοίκηση & συνεργασία όλων των ξενοδοχειακών μονάδων
Διαχείριση προσωπικού, προετοιμασία χρονοδιαγράμματος εργασιών & ανάθεση συγκεκριμένων καθηκόντων
Εφαρμογή αποτελεσματικών στρατηγικών προς βελτίωση των επιδόσεων
Διασφάλιση ότι το προσωπικό ακολουθεί τις πολιτικές της εταιρίας
Εξασφάλιση τήρησης προθεσμιών
Εξυπηρέτηση πελατών
Δημιουργία ασφαλούς εργασιακού περιβάλλοντος
Συμπερασματικά, είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι κάθε ξενοδοχειακή εταιρία έχει τη δική της δομή και βάσει αυτής ερμηνεύει τα καθήκοντα και τις ευθύνες των παραπάνω θέσεων.
Αυτό το άρθρο ήταν απλώς μια απόπειρα δημιουργίας μιας γενικότερης εικόνας περί διάκρισης μεταξύ Genera, Operations και Hotel Manager. Ελπίζουμε να σε βοήθησε να ξεδιαλύνεις κάπως όχι μόνο οι ομοιότητες αλλά και οι διαφορές τους!
